L’audit de surveillance Qualiopi constitue l’un des aspects essentiels du processus de certification qualité. Il est réalisé par un organisme certificateur chargé de vérifier l’efficacité des dispositifs et de contrôler les documents. L’objectif de cet audit est de s’assurer que les organisations respectent les exigences du référentiel Qualiopi, qui est le guide de lecture. Maintenir et améliorer la certification Qualiopi nécessite de suivre et d’appliquer rigoureusement sa démarche après l’audit initial. Il peut être complexe de mettre en place une démarche qualité précise dans le domaine de la formation professionnelle.
Voici les différentes étapes de préparation de l’audit de surveillance Qualiopi :
De nombreuses tâches doivent être préparées et réalisées pour chaque session et chaque stagiaire. C’est pourquoi une préparation minutieuse à l’audit de surveillance est essentielle pour garantir le succès de votre certification qualité. Si vous souhaitez en savoir plus d’informations sur l’audit, vous pouvez retrouvez des informations sur Qualiopi c’est quoi ?
Effectuer un diagnostic de votre organisation :
Il est important d’évaluer les aspects qui fonctionnent bien et ceux qui ne fonctionnent pas. Il est également nécessaire d’identifier les lacunes dans les processus. Ainsi, de vérifier l’utilisation partielle ou non des documents et des outils. Vous devez créer un plan d’actions qui englobe l’ensemble des bonnes pratiques et des normes de qualité exigées par le référentiel Qualiopi.
Mettre en œuvre les actions prévues :
Une fois que le plan d’action est établi, il est essentiel de le mettre en pratique. Cela peut impliquer la mise en place de nouvelles procédures, la formation du personnel, l’optimisation des ressources, etc. Vous devez rassembler toutes les preuves nécessaires pour démontrer la conformité de votre organisation aux exigences du référentiel Qualiopi. Cela peut inclure des enregistrements, des rapports, des témoignages, des évaluations, etc.
Réaliser des audits internes :
Effectuez des audits internes réguliers pour évaluer votre niveau de conformité et identifier les éventuelles lacunes ou points à améliorer. Effectivement, ces audits internes servent de préparation à l’audit de surveillance Qualiopi. Assurez-vous d’avoir tous les documents nécessaires à disposition pour l’audit de surveillance. Cela peut comprendre les politiques, les procédures, les manuels, les rapports d’évaluation, les preuves de formation, etc.
Sensibiliser le personnel :
Informez et sensibilisez votre personnel à l’importance de l’audit de surveillance Qualiopi et de la conformité aux normes de qualité. Assurez-vous que tous les membres de l’organisation comprennent les objectifs et les attentes de l’audit. Pour mieux vous préparer, effectuez des simulations d’audit avec des auditeurs internes ou externes. Cela permettra de vous familiariser avec le processus d’audit et de repérer d’éventuelles lacunes ou faiblesses.
Passez en revue tous les documents et les enregistrements pertinents pour vous assurer qu’ils sont complets, précis et à jour. Donc, vérifiez également qu’ils correspondent aux exigences du référentiel Qualiopi. Veillez à ce que toutes les ressources nécessaires, telles que le personnel, les infrastructures, les équipements, etc., soient disponibles et prêtes pour l’audit de surveillance Qualiopi.
En suivant ces étapes, vous serez mieux préparé pour votre audit de surveillance Qualiopi et vous pourrez démontrer votre conformité aux normes de qualité requises.