Saisie de base de données : pourquoi s’adresser à un prestataire ?

Pour une entreprise, il est essentiel de disposer d’une base de données fiable pour avoir une bonne compréhension des besoins de ses clients. Cependant, la saisie est souvent une activité annexe et chronophage. Faire appel à une agence d’externalisation peut être une bonne solution.

La saisie des données, une tâche importante pour l’entreprise

De nombreuses entreprises doivent effectuer la saisie base de données qui est un outil fondamental de décision. Ces données doivent donc nécessairement être récoltées et enregistrées. Il s’agit également d’une obligation légale au regard du Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui impose aux entreprises d’archiver certaines données sur leurs clients pendant un certain temps. Mais outre cet aspect légal, il est à rappeler que les données sont des éléments essentiels pour le développement d’une entreprise. Et pour cause, c’est en se basant sur les données qu’il est possible de comprendre le comportement du public. Cela permet, entre autres, de mettre en place une stratégie marketing et une campagne de promotion percutantes et plus ciblées, de définir le bon canal de communication, et de ce fait, satisfaire les besoins des clients que l’on peut par la suite fidéliser plus simplement.

En outre, la saisie de base de données est une tâche qui nécessite un grand nombre d’éléments de toutes origines. Elle prend donc du temps et requiert des moyens financiers et humains importants, ce qui peut handicaper la bonne marche de l’entreprise qui doit affecter une partie de son effectif à une activité ne constitue pas son cœur de métier, alors qu’elle est assurée en interne. L’entreprise doit donc trouver une alternative si elle ne veut pas être dépassée par la concurrence. L’externalisation se présente comme une solution avantageuse, à la fois pour gagner du temps que pour obtenir des données fiables et exploitables.

L’externalisation pour réduire les coûts et mieux s’organiser

La saisie de base de données occupe généralement plusieurs opérateurs. En confiant cette activité à un prestataire extérieur, il est possible de maîtriser les coûts, et ce dans les délais impartis. La qualité peut également être obtenue, car les agents d’une structure d’externalisation, qui sont disponibles au nombre souhaité, sont bien formés. Par ailleurs, en recourant à l’externalisation, l’entreprise a la possibilité de moduler la durée de la prestation selon ses moyens financiers et ses besoins. De plus, elle n’a pas besoin d’acquérir des matériels coûteux ni d’embaucher de nouvelles personnes pour assurer l’activité. Ainsi, elle peut s’attendre à des économies conséquentes sur différentes dépenses comme les préavis ou encore les droits de congé.

Bien évidemment, il est possible de faire appel à un prestataire en saisie de base de données en fonction de ses objectifs. L’entreprise peut, par exemple, s’adjoindre les services d’une agence spécialisée dans la saisie de données spécifiques, notamment les données informatiques, sur une durée bien définie. Par la suite, elle peut faire appel à un autre prestataire en saisie de données plus générales, par exemple la comptabilité, les ressources humaines ou encore le traitement de ces données. Le recueil des données peut se faire à partir de documents et supports fournis par l’entreprise, mais aussi de manière directe, à partir par exemple d’ouvrages édités, d’annuaires, de rapports ou de livres. Le prestataire peut traiter toutes sortes d’informations sur tous types de supports papier ou numériques : fiches contact, bulletins, coupons réponse, formulaires, jeux concours…

En optant pour l’externalisation de saisie de base de données, l’entreprise se décharge de tâches sans réelle valeur ajoutée qui nécessitent des compétences spécifiques pour être rentables. Ainsi, elle augmente la valeur des informations recueillies en optimisant la collecte, le traitement, la bonification et l’utilisation, sachant que ces informations sont vitales pour son bon fonctionnement. L’accompagnement de la structure d’externalisation est personnalisé, et celle-ci utilise le type de logiciel qui correspond le mieux au projet. En somme, elle peut mieux exploiter les données qui l’aident à mieux appréhender la demande de ses clients et prospects.

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